整理的艺术

RM26.60 RM38.00
作者:[日] 小山龙介
译者:阿修菌
出版社:江西人民出版社
出版时间:2019年05月
ISBN:9787210110972

库存量: 3 本

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内容简介

紧张的工作、铺天盖地的信息、可怕的惰性容易使人陷入混乱,丧失热情和创造力。如果不做整理,生活就会变得一团糟。但在瞬息万变的时代,传统的整理方法早已过时。现在,不仅资料需要整理,环境、信息、生活、思维、人脉也需要整理。企业和个人也只有养成整理的习惯,转变思维、调整经营方式和成功模式,才能化被动为主动,获得成功。

本书直入正题,以亲切幽默的方式传授了90种简明实用的整理术,教读者通过建立秩序、活用新锐软件和尖端数码产品等手段摆脱混乱,从而获得更高的效率、更多的创意和更好的生活。

作者以其经验证明,玩转整理并非难事,翻开这本书你就会知道。


整理的艺术 - 文轩书苑



作者简介

[日] 小山龙介

企业董事、法人代表,业务策划师,生存技能培训教练,学校老师,“赫曼全脑模型”推广人,演讲会主办者,日本知名畅销书作家,精通各种工作技能和生存术,是身兼数职仍能按自己的兴趣生活的整理达人。

1975年出生于日本福冈县,京都大学文学部哲学美术科美学美术史专业毕业后任职于知名广告公司;之后到美国硅谷工作,并在美国雷鸟国际管理学院取得MBA学位;回国后在日本五大电影公司之一的松竹株式会社担任制作人,并任松竹艺能株式会社事业开发室长;目前从事媒体商务与网络教育业务,致力于新业务策划咨询,并举办以创意思考术、时间管理术、学习术、整理术为主题的演讲会和研讨会。除本书外,小山龙介还著有《整理的艺术2》《整理的艺术3》等书。

整理术01
打印的纸质资料要毫不留情地废弃


即使电脑普及程度如此之高,办公室内的纸质资料仍然堆积如山。无论现代科技怎样发达,办公室环境依旧得不到改善。急需的资料,纵使“寻它千百度”,也迟迟不愿现身,相信大家都有过如此尴尬的经历,其实我也曾经像大家一样窘迫。

但我最终找到了扭转战局的制胜法宝,可以将这些久攻不下的资料整理问题迅速歼灭,一网打尽。我的这些制胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列“资料整理术(资料HACK)”。只要充分利用这些制胜法宝,就一定能瞬间秒杀那些困扰大家多年的麻烦事。

解决问题需要遵循几个步骤,现在让我们来逐一了解。首先就是“打印的纸质资料要毫不留情地废弃”。既然是打印的纸质资料,电脑中就必然保留着原始的电子文件。同时保留电子版和纸质版,毫无疑问是莫大的浪费,所以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。

我听说,某企业在董事会结束后便将所有会上分发的资料统统废弃。该公司的理由是,打印的纸质资料其作用仅限于帮助董事们在董事会上作出经营决策,既然决策完毕,会议结束,一切尘埃落定,那这些资料就没有存在的意义了。对此我深表赞同,过期的资料根本没有必要再耗费精力去保存。

但习惯是一种非常可怕的东西,人们总是会惯性地将分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为,而是单纯地基于一种习惯:“因为我以前都是这么做的”。要改变这种习惯,就要改变自己的思维方式,将“既然电脑中已保存有电子文件,再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此,在资料架汗牛充栋之前,大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。

不过也有例外,有些打印的纸质资料确实是需要保存的,这需要我们参考电子文件判断纸质资料的去留。

与电脑画面相比,纸质资料阅读起来的确有不可比拟的优势。阅读纸质资料既不需要打开电脑,视野也更开阔。商品数据及价格表之类的资料,有时需要多次确认,有时需要立即参考,这时若是备有纸质资料就手到擒来了,非常便利。

但这种情况只是例外,我们原则上还是应当毫不动摇地坚持以“及时废弃打印的纸质资料”为判断标准,这样才能改善办公室环境。

 

整理术 06
用SugarSync 实现“无障碍办公”


接下来进一步深入资料整理术的核心技巧。之前讲了通过将资料电子化,我们可以轻松管理资料,不用再为选择资料的保管场所而苦恼。其实我们还可以将这些电子文件存放到网络的“另一端”,将文件整理技巧推向一个新的高度,掀起文件管理的革命。

具体操作是将平常保存在某台电脑上的数据设定为自动存入服务器。如此一来,我们就可以在任何地方进入服务器读取数据了。通过这个办法,办公环境就不再受空间的限制,就能实现终极“无障碍办公”了。完成这一操作需要使用网络服务软件SugarSync 1。只要将软件安装到电脑上,然后指定上传文件夹,最新的数据就能自动备份到服务器中。

由于数据备份是自动进行,无须人工上传,因此可以省下不少脑细胞。无须刻意操作,这一点非常重要。即使电脑发生故障,文件丢失,我们也可以恢复最新的数据。

此外,我们还能实现多台电脑之间的文件夹同步。建议大家让“我的文档”和“桌面”同步,这样当我们把在某台电脑上做到一半的工作转移到另一台电脑上时,只要连接网络,就能实现文件同步。无须刻意更新文件,就能在不同电脑间进行连续操作。我自己就同时在用4 台电脑,实现主要文件夹的同步后,再也不用为数据更新而烦心了。