从新手到总监:行政管理者的职场进阶日志

RM31.50 RM45.00

作者:胡郴龙、许烨

出版社:天津科学技术出版社

出版时间:2020年09月

ISBN:9787557683306

库存量: 2 本

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编辑推荐

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★两大行政资深管理者胡郴龙、许烨联袂打造,帮助从业者挖掘个人成长的内在动力,破除职场困惑。

 

★中兴通讯副总裁邢贞豪、IFMA深圳分会主席,原华为行政副总裁黄澄宇、蒙牛集团常温事业部行政总经理胡艳红、普林斯顿数据集团中国区HRD马力、商汤科技行政总监徐利华联袂推荐。

 

★作者拥有人力资源管理师、注册电气工程师、通讯技术工程师、智能楼宇管理师、高级能源审计师等专业背景。都拥有超过15年的行政管理工作经验,曾在全球百强企业任职工作。

 

★环保油墨印刷,健康安全,放心触摸及阅读。

 

 

内容简介

同样是从事行政管理岗位,薪酬却不同,差距到底在哪里呢?

 

如何帮助业务部门梳理资源需求,成为行政BP;如何在日常管理过程中脱颖而出,在与其他部门共同创造满足感的过程中不断提升自我;如何深入分析个人成长过程中影响至深的知识与技能、能力与天赋,都直接影响着行政从业者的发展和晋升。

 

《从新手到总监:行政管理者的职场进阶日志》旨在全方位、多层次地提升行政从业人员的认知水平,从基础的职业心态、工作方法到深入的职业发展、价值挖掘,逐步拓展视野,帮助行政从业者学会抬头看路。本书可作为行政小白的入门秘笈,实现个人跃升,亦可作为资深行政人提供诸多思考视角,实现跨越式发展。

胡郴龙

人力资源管理师、注册电气工程师、通讯技术工程师、智能楼宇管理师、高级能源审计师,在全球百强企业从事行政管理工作10余年,在企业行政体系规划建设、行政信息化规划与实现、智能园区管理、物业与设施管理等方面具有丰富的实战经验。业余喜爱写作,曾在《现代物业》等专业期刊上发表10多篇论文。在行政类头部公众号开设专栏,帮助从业者挖掘个人成长的内在动力,破除职场困惑。

 

许烨

资深行政管理专家,资深行政人及行政类服务培训讲师,曾任互联网大厂区域行政负责人,现任某行业头部全国后代部门负责人,具有10余年行政管理实践经验。在搭建企业行政管理体系方面有独到的见解与实践,受邀在多家媒体和机构撰稿。已在线上线下为超3000名行政人提供专业分享与培训。

做行政工作是“打杂”吗

 

近期,有一位做行政工作的朋友问了我两个问题。第一,行政工作主要包含哪些方面,为什么人们都抱怨说行政工作就是打杂?第二,读了这么多专业人士撰写的文章,讲得都很有道理,但真的去操作时,为什么收效却甚微?

 

该如何做好行政工作呢?我试着结合以往的经验来做一个解答。

 

首先,你需要知道行政工作是提供什么服务的工种,因为提供什么样的服务往往决定着你日常主要工作的内容。简单来说,行政工作提供的服务可分为以下三类。

 

第一类,需要行政人员提供的服务,其对应的是日常的事务性工作。

 

第二类,需要行政人员“迎合”的服务,其对应的是很多带有项目性质的工作。

 

第三类,需要行政人员和其他部门员工共同创造的服务,其对应的是让公司全体员工提升幸福感的工作。

 

这些分类中也对应了行政工作发展的几个阶段。从沟通到执行,最后是全盘考虑,行政工作往往扮演着为其他部门创造幸福感的角色。

 

接下来,我们就这三类服务来做一个简单梳理。

 

第一类,需要行政人员提供服务的工作。通俗地说,你可以将其视为提供现场服务或后勤支持类的工作,无论是安保、保洁、付款、供应商管理、档案管理,还是食堂、车辆管理等具体工作,都可以归类为需要行政人员去满足的服务。这一类服务的特点如下。

 

(1)行政人员工作范围内的工作。

(2)满足公司伙伴基本需求的工作。

(3)保证办公室环境正常运转的工作。

(4)要行政部支出费用的工作。

 

通过这些需要行政人员去满足的服务,行政管理者可以借此在企业内确立基本的定位。这可以帮助你积累人脉,但无法给你足够多的竞争和发展。长此以往,很多行政从业者就迷失在了这些需要行政去满足的工作中,觉得自己丧失了核心竞争力。但在我看来,正是这些需要行政去满足的服务,为你的发展打下了人脉基础,建立了初步的互信,从而让你有机会去做一些需要行政去“迎合”的服务。

 

第二类,是进阶版本的——需要行政去“迎合”的工作。这里的“迎合”不是贬义词,而是一种积极争取的态度。

 

独立完成项目对于一个行政管理者来说,可以说是职业生涯的一个飞跃。需要行政去满足的服务,体现的是你的执行力。如何完成一个项目体现的就是你的协调能力、快速学习能力及事项落地的能力了。为了应对项目,你需要学习项目管理,理清重点,梳理节点,协调资源,沟通人际,以结果为导向推动各项事务,最终将项目落成。

 

通过项目,如果你能学习到全盘思考的能力,并能学到一定的管理学知识和人力资源管理方面的知识,那么恭喜你,你与经理的岗位要求已经不遥远了。下一步,你需要知道如何招聘和管理员工,或者说是优化组织结构,这样你就为进阶做好初步准备了。

 

第三类,就是提升满足感的工作。这类工作需要行政部门和其他部门共同去创造。我非常推崇行政BP(行政业务伙伴)的概念。行政部门作为一个服务部门,只有紧密贴近各需求部门,才能了解其他部门真实的需求,而不是永远说着好好服务,结果却令各部门不满意或不合适。

 

下面我们说另外一个重要的话题。你知道了路径,你了解了道理,但你就是不知道如何改变自己,那应该怎么做?

 

如今,生活在这个社会,要么你改变自己以适应不同的挑战,要么沉沦下去。

 

我下面借用罗伯特·凯根的观点来说明如何才能改变自己。

 

很多时候,我们最难改变的是自己。我之前接触的很多人都认为改变其实很简单:我们只要做与我们想要改变的行为相反的事就可以了。比如,如果我们拖延,那就想办法勤快一些;如果我们迟到,就起得早一点儿。

 

如果我们做不到这些,那就是意志力不足的表现,或者是方法不对。其实,从心理舒适区的角度来看,事情并没那么简单。有时候,不是因为你不知道方法,而是因为你已经发展了一套适合自己的适应机制,而改变却要求你放弃这套适应机制,去用另一套适应机制。

 

在这里,我推荐一个罗伯特·凯根发明的被称为四栏表的方法。通过这个方法,你可以了解阻止你改变的根本原因,从而让你有机会更好地改变。

 

凯根认为,就像人有一套生理免疫系统来排斥不属于身体的微生物一样,人的心理也有一套免疫系统,它会排斥我们采取新的行为方式,以此来维持心理结构的平衡和稳定。

 

为了了解心理免疫系统是如何阻止人们的自我改变的,罗伯特·凯根发明了四栏表。四栏表一共分成以下四个步骤。

 

(1)你的改变目标。

(2)你正在做的与改变相反的行为。

(3)这些相反的行为背后的好处。

(4)让这些好处成立的重大假设。

 

举个例子,尽管我以前想法挺多,但总是习惯去附和,话到嘴边也不知道如何说出口。久而久之,大家就不关心我的意见了。为了改变这个现状,我鼓励自己多发言,但效果不太显著。于是,我请朋友帮我一起用四栏表进行了分析。

 

第一步:我的改变目标。

 

一开始,我列了很多目标。比如,希望自己更开心,希望自己能多点创意,希望自己工资翻倍。但这些目标都不是心理免疫系统能识别的目标。需要注意的是,开心是情绪目标,更有创意是能力目标,挣更多钱是结果性目标。

 

凯根的理论认为,心理免疫系统的目标必须用行为来标识。所以,最终我写下的目标是:我要自信地表达自己。这里的表达,就是一种行为。

 

第二步:我正在进行与改变相反的行为。

 

(1)我习惯等别人先发言,然后跟着点头说“对对对”。

(2)如果我不认同别人的意见,也不会直说,而会选择沉默。

(3)因为不太敢大声说话,因此我的意见经常被忽视。

 

这些都是与目标相反的行为。我的目标不是更自信地发言吗,为什么我还要选择这些行为呢?通过分析,这些行为给当时的我带来了隐秘的好处。

 

第三步:这些相反的行为背后的好处。

 

如果想了解具体好处是什么的话,你可以尝试问自己一个问题:如果你不这样做,你担心将会发生的最糟糕的事情是什么?

 

我自问:“我觉得,如果我选择不附和别人,而是自信地发表自己的意见,能预见的最糟糕的事情会是什么?”

 

我的回答是:“我的担心是,如果我说出不同的意见,别人会对我有想法,我可能会被孤立。如果我说的不在点子上,别人会觉得我很傻。”

 

这样一来,我内心的想法就很明确了,我不愿意自信地表达自己的根本原因是为了避免和别人发生冲突,避免被别人排斥,同时也不想让别人觉得我很傻。

 

为什么我会这么担心?是什么让我把发表不同意见和被排斥画上等号的?是什么让我把说得不对和别人觉得我傻画上等号的呢?

 

第四步:心里有一个重大的假设。

 

这个假设隐藏在你不想要的行为背后,正是这个假设,让这些行为带来的所谓的“好处”成立了。

 

这个假设是:如果我发表不同意见,就会引发冲突。

 

这种假设当然不会是空穴来风,它与我们的生活经历有关。

 

比如,我的母亲比较强势。在日常的生活中,如果我发表了不同的意见,母亲的态度就会变得激烈。久而久之,我就将“如果发表不同意见就会引发冲突”这个焦虑情绪刻到了我的脑子里,变成了心理免疫系统的一部分。

 

说到这里,不知道大家是否能理解改变为什么很难发生了呢?

 

因为,改变的愿望和不改变的动力之间,存在着严重的冲突。不改变的好处,相比改变带来的不确定性,诱惑实在太大了。基于心理舒适区的理论,那还是不改变更好。

 

那么,知道了原因,我们要如何改变呢?

 

首先,你要知道你的问题在哪里,然后,反问自己:“如果你改变了,你能获得什么?”这么做可以让自己有个明确的数据对比。在中国,很多人的社会同一性是基于社会认同的,他们往往将他人的看法看得特别重。

 

想通了这一点,你就应该明白公事归公事,私事归私事,在公事上,基于正当的理由,你可以去支持任何人。你也可以凭着正当的理由去拒绝任何人。对于行政管理人员来说,“和气生财”是个谬误,容易承担连带责任才是真理。

 

其次,要以一个小目标的形式去完成你的改变。你如果就想通了,从一个不敢沟通的人变成一个敢于表达自己的人,那是不现实的。往往目标越大,给你的压力就越大,你的驱动力就越弱。因此,你应该将大目标分解为小目标。

 

比如,你可以尝试着将本周的目标这样制订,每天找三个人聊五分钟以上、在本周的会议上发言一次等。

 

最后,要做记录。这点很重要。因为只有这样做,你才能看到具体的进步,才能给自己一个正面的反馈。

 

 

行政管理者的工资差别体现在什么地方

 

我们和周边的从业人员经常会聊到一个话题:一个工资低的行政人员和一个工资高的行政人员的差别在哪里?

 

差别在于做事情的能力不足吗?这两者之间虽然有一定关系,但不一定是根本的原因。

 

是做事情的细致程度不够吗?从男女从业的比例来说,这点似乎也不成立。

 

是平台的关系吗?有一定影响,但从BAT(百度、腾讯、阿里巴巴)出来的人不一定能适应外部的环境,因此平台对人的影响也十分有限。

 

那差别到底是什么呢?是思路。那么,为什么是思路呢?

 

从企业战略来看,企业的发展依赖三个因素:人、财、物。对于行政而言,我们的定位如下。

 

(1)做好“物”这个关键因素的管理工作。

(2)协助其他部门做好“人”的支援工作。

(3)做好“财”的开源节流。

 

行政工作的这些属性,本质上是为企业战略能够落地而存在的。

 

在企业战略下,行政工作者要从资源管理的角度,帮助业务梳理将来需要什么样的资源。为了做好充分的准备,在现阶段需要做哪些准备,甚至提前做好相应的规划。

 

其实,行政管理工作是有阶段的。那么,各个阶段的行政人员分别在做什么?

 

谈到行政的阶段,我们先从行政新人说起,大部分的行政人员都经历过这个阶段。

 

作为新人,这个阶段的工作特点是:门槛低、事务杂。

 

从实操来看,行政的入门门槛不高,基本上谁都可以做。在这个阶段的行政从业者,每天可能都忙于琐碎的工作,小到预订会议室或者给团建活动踩点之类的工作,工作内容基本上很难体现自己的专业价值。那么,新人应该如何才能快速进阶到下一个阶段呢?

 

最主要的是认真对待每一件事,哪怕是小事,也要把小事做的超越老板预期。这样当老板对你建立了信任后,才会安排更有挑战性的任务给你。本质上,老板肯定也想让手下做更多有价值回报的工作,因为你如果能为老板承担的事务越多,老板就越有更多的时间思考更“高级”的东西。你如果能为老板省心、省力,就能得到更好的锻炼机会并体现自己的专业性。这个阶段切勿眼高手低。总之,要积累信任,积累专业知识,从而为进阶做准备。

 

越过新人阶段,你就进入下一个阶段了,这时你可能有机会去独当一面了。在这个阶段,你在上一个阶段积累的专业就有了用武之地。你开始真正体会到作为一个行政从业者的乐趣,组织内的领导信任你,行业内的关键意见领袖你能如数家珍。这个阶段的你需要把每年该做的项目完成,培养自己对业务的敏感度,并开始尝试自己出方案,甚至还可以尝试用行政BP的思路来做点具体的事情。另外你还需要继续累积专业知识和技能、熟悉行政各模块的项目、试着深入业务、学会如何调动资源。能做到这一步,在大部分公司做个主管是没大问题的。如果你的基础更坚实的话,那么后面的跃升就会更快、更容易。

 

过了这个阶段,你就开始要接触管理了。一方面,你可能需要开始支持更大规模的团队,对接的业务领导的级别更高;另一方面,你还需要再带几个稍微低阶一点的伙伴。你支持的业务形态也更复杂,挑战度也更高。这个时候你发现你不但要面对例行项目了,更多的还要深入各项业务,提供适合业务的解决方案。在业绩压力下,你还要学会关注你带的几个伙伴的成长,通过赋能团队来提升团队战斗力并让伙伴成长。